Controle Externo

Técnicas, estudos e ferramentas de apoio

Capa provisoria Checklist Supervisao _007_.jpgChecklist de Supervisão de Auditoria

O checklist tem a finalidade de indicar ao supervisor as ações fundamentais a serem executadas durante a supervisão de uma auditoria, bem como de permitir o registro dessas ações para fins de monitoramento, avaliação e aprimoramento das práticas de supervisão.

O checklist aplica-se a auditorias de conformidade e a auditorias operacionais.

As ações de supervisão foram agrupadas por fase da auditoria a fim de facilitar seu preenchimento e a análise das informações.

As ações contidas no checklist estão referenciadas em normas de auditoria, exceto as que tratam da interação da equipe com o dirigente da unidade técnica responsável em pontos específicos do trabalho, que foram incluídas por serem consideradas ações relevantes para a boa condução da auditoria.

 

Avaliacao de Risco em Auditoria Operacional_capa.PNGAvaliação de Risco em Auditoria Operacional

Um guia detalhado sobre como realizar avaliação de risco, fornecendo uma abordagem mais estruturada para o desenvolvimento de questões de auditoria relevantes e a definição do escopo do trabalho. Vem acompanhado de um estudo de caso completo, ilustrando como realizar uma avaliação de risco na prática e como utilizar os seus resultados no planejamento de uma auditoria operacional. 

O guia, elaborado pelo Tribunal de Contas Europeu (ECA) e traduzido pelos auditores da Secretaria de Métodos e Suporte ao Controle Externo (Semec) do TCU, tem caráter orientativo, como suporte à realização de auditorias operacionais. Para acesso ao documento original em inglês, visite o site do ECA. Você também pode obter uma apresentação sobre o método em inglês.

 

Capa_DEA.PNG

Técnica de Análise Envoltória de Dados em Auditoria

O documento "Técnica em Análise da Dados em Auditoria" foi aprovado pela Portaria-Segecex 30, de 16/10/2018. O documento tem como objetivo apresentar conceitos básicos para compreender as possibilidades e limitações da Análise Envoltória de Dados (DEA – Data Envelopment Analysis), bem como oferecer instrumento para que o auditor identifique situações nas quais ela possa ser utilizada na avaliação da eficiência de organizações e programas governamentais.

A auditoria operacional tem como objetivo avaliar o desempenho das organizações, programas e atividades governamentais, sob diferentes dimensões, como a eficiência, a eficácia, a efetividade, a economicidade, a equidade, entre outras. O exame do desempenho exige que as equipes aliem técnicas qualitativas e quantitativas para produção de evidências. A DEA pode contribuir para que as auditorias realizadas pelo TCU avancem no uso de técnicas quantitativas de exame da eficiência.

A DEA é uma técnica usada para a avaliação da eficiência relativa de um conjunto de unidades decisórias, como organizações e programas. Ela constrói uma fronteira de eficiência com as unidades mais eficientes na transformação de determinados insumos em certos produtos. A técnica ainda tem como vantagem a possibilidade de identificação de boas práticas, pois destaca as unidades mais eficientes, que podem ser usadas como benchmark para a melhoria do desempenho das demais.

 

Maturidade Riscos_editorado.PNG

Roteiro de Avaliação da Maturidade da Gestão de Riscos

O objetivo do documento é apoiar os auditores do setor público – sejam do controle externo, interno ou das auditorias internas – a avaliar a maturidade da gestão de riscos das organizações públicas e a identificar os aspectos que necessitam ser aperfeiçoados para melhorar a eficiência e a qualidade dos produtos e serviços entregues à sociedade brasileira. O roteiro também pode ser utilizado pelos gestores públicos como instrumento de auto avaliação, tomando eles próprios a iniciativa de elaborar e colocar em prática os planos de ação para aperfeiçoamento das práticas de gestão de riscos.

Pode ainda contribuir com orientações e ferramentas para que órgãos e entidades do Poder Executivo federal avaliem o cumprimento das diretrizes estabelecidas na Instrução Normativa Conjunta MP/CGU Nº 1, de 11/5/2016, que dispõe de medidas que deverão ser tomadas para a sistematização de práticas relacionadas à gestão de riscos, aos controles internos e à governança. O roteiro foi aprovado pela Portaria-Segecex nº 2 de 22/01/2018.

Ferramentas de apoio e papéis de trabalho:

Roteiro de Avaliação de Maturidade da Gestão de Riscos (versão editorada)

Roteiro de Avaliação de Maturidade da Gestão de Riscos (versão BTCU)

Apêndice I – Critérios para avaliação da maturidade em gestão de riscos (em Word)

Apêndice II – Matriz de Planejamento para avaliar a maturidade em gestão de riscos (em Word)

Planilha de Análise da Maturidade da Gestão de Riscos

- Apresentação em PowerPoint do Roteiro de Avaliação de Maturidade

 

swot_2.jpgTécnica de Análise SWOT e Diagrama de Verificação de Risco (DVR)

Aprovada pela Portaria-Segecex 31 de 09/12/2010

O objetivo deste documento é auxiliar as equipes de auditoria na aplicação da técnica de análise SWOT, utilizada em conjunto com o Diagrama de Verificação de Risco, como ferramentas de diagnóstico em fiscalizações previstas no Regimento Interno do Tribunal de Contas da União.

Além de orientar a aplicação das técnicas e análise de seus resultados, o documento traz, em seus apêndices, exemplos de análise SWOT e do Diagrama de Verificação de Risco. A abordagem utilizada tem referência na literatura especializada e agrega a experiência do TCU na aplicação dessas técnicas em suas auditorias, além disso, o documento está alinhado aos padrões de auditoria adotados pela International Organization of Supreme Audit Institutions (Intosai).

 

Analise_de_Problemas.jpgTécnica de Análise de Problema em Auditoria

 

Aprovado pela Portaria-Segecex 21 de 22/10/2013

O objetivo deste documento é orientar as equipes de auditoria sobre como utilizar técnicas de análise de problemas. Espera-se que a disseminação dessas orientações contribua para que as equipes compreendam melhor os objetos de auditoria e definam as questões mais relevantes para o contexto analisado.

No TCU, as técnicas de análises de problemas são mais usadas em auditorias
operacionais, em especial nos trabalhos com orientação a problemas. Não obstante, podem ser usadas, também, em outros tipos de auditoria e em outros instrumentos de fiscalização, como em levantamentos. 

Para conhecer mais sobre a ferramenta, leia a notícia do União do dia 22/03/2016.

Folder.

 

Mapa de processo_capa.PNGTécnica de Mapa de Processo em Auditoria

Aprovada pela Portaria-TCU 142 de 24/07/2003

A técnica de mapeamento de processo fornece uma representação gráfica das operações sob análise, evidenciando a sequência de atividades, os agentes envolvidos, os prazos e o fluxo de documentos em uma política pública, organização ou área. Isso permite à equipe de auditoria, em conjunto com gerentes e técnicos envolvidos, identificar mais facilmente riscos, oportunidades para a racionalização e o aperfeiçoamento dos processos de trabalho em uma organização ou política pública.

O mapa de processo também é útil para identificar pontos fortes do processo que podem ser reproduzidos ou adaptados a outros processos de uma mesma organização ou de organizações diferentes, como meio de disseminar boas práticas.

Para facilitar a elaboração dos mapas de processos, o TCU disponibiliza o software BizAgi. O servidor do TCU pode acessar o tutorial do Bizagi no Portal TCU - Público Interno. Ele está disponível em: Gestão e Governança> Gestão Organizacional>  Como usar Bizagi e Aris.

Conheça mais da técnica, acessando a notícia do União do dia 16/08/2016.

 

painel_de_referencia.jpgPainel de Referência em Auditoria

Aprovado pela Portaria-Segecex 15 de 30/07/2013

O objetivo deste documento é orientar as equipes de auditoria na realização de painéis de referência. O Painel de referência é a reunião de pessoas reconhecidas e experientes em determinada área para debater e opinar sobre a matéria exposta.

Em auditoria, os objetivos gerais do painel de referência são: contribuir para a garantia de qualidade, para a análise e interpretação de dados e para fortalecer o processo de accountability de desempenho. É uma oportunidade para ouvir especialistas que dedicaram anos de estudo ao tema, bem como profissionais experientes em auditoria e em administração pública. 

Para saber mais sobre o painel de referência, leia a notícia do União do dia 15/03/2016.

Folder.

 

Amostragem em auditoria

M_Amostragem.PNGAmostragem.PNG

A amostragem estatística possibilita a realização de inferências acerca do todo a partir da observação de apenas parte dos elementos existentes, proporcionando uma boa relação custo-benefício entre a robustez das conclusões obtidas e os recursos despendidos com a fiscalização.

Pode ser utilizada em auditorias de conformidade, financeira e operacional.

O TCU possui dois documentos técnicos para auxiliar a aplicação da amostragem nos trabalhos de auditoria:

Visando divulgar oportunidades de aplicação da técnica de amostragem estatística nos trabalhos do Tribunal, disponibilizam-se, no link abaixo, três exemplos dessa aplicação baseados em relatórios de fiscalizações realizadas por unidades técnicas do TCU.

O arquivo encontra-se compactado, separado em pastas, e cada pasta contém os seguintes documentos:

a) Plano amostral – no qual se identificam o tamanho da população, o tipo de amostragem, a margem de erro e o nível de confiança utilizados, bem como o cálculo do tamanho da amostra examinada; e

b)  Resultados da amostra – no qual, em síntese, é apresentada a estimativa encontrada, o erro amostral e o intervalo de confiança bem como as conclusões, incluindo os riscos e limitações do trabalho.

Exemplos de aplicação de amostragem

 

pesquisa.PNGTécnica de Pesquisa para Auditoria

Aprovada pela Portaria-Segecex 16 de 14/05/2010

O objetivo deste documento é orientar as equipes de auditoria a realizar pesquisas com o uso de questionários para coleta de dados, mediante definição de critérios gerais. A aplicação dessas orientações contribuirá para evitar as falhas mais comuns ao se realizar pesquisas em auditoria, especialmente na elaboração de questionários, de forma a garantir a validade e confiabilidade das evidências produzidas pela análise dos dados coletados.

Para facilitar a elaboração de questionários e o gerenciamento das pesquisas, o TCU está utilizando o software livre LimeSurvey. Clique aqui para acessar o tutorial. 

 

 

 

 

Entrevista.PNGTécnica de Entrevista para Auditoria

Aprovada pela Portaria-Segecex 11, de 07/04/2010.

A entrevista é um método de coleta de informações que consiste em uma conversação, individual ou em grupo, com pessoas selecionadas cuidadosamente, e cujo grau de pertinência, validade e confiabilidade é analisado na perspectiva dos objetivos da coleta de informações.

Serve para ampliar o conhecimento sobre o objeto auditado e obter a percepção de gestores, especialistas e beneficiários de programas governamentais sobre o aspecto examinado e, ainda, investigar indícios de irregularidades e fraudes. Além disso, é útil para coletar informações preliminares, na fase de diagnóstico do problema, que serão usadas no desenho do projeto de auditoria. Serve ainda como ferramenta para auxiliar na interpretação de dados obtidos por meio do uso de outros métodos de coleta e para explorar possíveis recomendações.

O objetivo deste documento é auxiliar as equipes de auditoria na prática da entrevista, presencial e individual, como instrumento de coleta de dados nas fiscalizações previstas no Regimento Interno do Tribunal de Contas da União.

 

grupo focal.PNGTécnica de Grupo Focal em Auditoria

Aprovado pela Portaria-Segecex 16 de 29/07/2013

O objetivo deste documento é orientar as equipes de auditoria na aplicação da técnica de grupo focal como ferramenta de coleta de dados qualitativos em fiscalizações.

Grupo focal é uma técnica qualitativa de pesquisa que tem como fonte de dados as interações e discussões ocorridas entre participantes de um determinado grupo sobre tema de interesse e questões relevantes. Nessa técnica, pequenos grupos de pessoas com características comuns reúnem-se em lugar previamente definido, na forma de sessões, seguindo um guia elaborado previamente por um facilitador e alguns assistentes, para discutir conceitos ou avaliar problemas. Grupos focais têm sido usados há décadas em pesquisa social, principalmente na área de marketing.

Folder

Vídeo aula

 

 

stakeholder.PNGTécnica de Análise Stakeholder

Aprovada pela Portaria 5 de 18/02/2002

Análise stakeholder consiste na identificação dos principais atores envolvidos, dos seus interesses e do modo como esses interesses irão afetar os riscos e a viabilidade de programas ou projetos. Está ligada à apreciação institucional e à avaliação social, não só utilizando as informações oriundas destas abordagens, mas também contribuindo para a combinação de tais dados em um único cenário.

Stakeholder são pessoas, grupos ou instituições com interesse em algum programa ou projeto e inclui tanto aqueles envolvidos quanto os excluídos do processo de tomada de decisão. Ou seja, são aqueles que infuenciam de forma decisiva ou são importantes para o sucesso da organização ou programa/projeto.

Possui uma relação muito estreita com a análise SWOT, pois esta também analisa aspectos que afetam o desempenho organizacional.

Para conhecer mais sobre a técnica, leia a notícia do União do dia 19/04/2016.

 

observacao_direta.PNGTécnica de Observação Direta em Auditoria

Aprovada pela Portaria-Segecex 19 de 14/06/2010

A observação direta é uma técnica de coleta de dados que utiliza os sentidos para compreender determinados aspectos da realidade. Não consiste apenas em ver e ouvir, mas também em examinar fatos ou fenômenos que se desejam estudar. Ajuda a identificar e obter provas a respeito de situações sobre as quais os indivíduos não têm consciência, mas que orientam seu comportamento.

Nas auditorias, observação direta é um método de coleta de informação contextualizada sobre a forma de funcionamento do objeto auditado. A técnica permite realizar essa tarefa de forma sistemática e estruturada, valendo-se de roteiros para registro das observações.

Além de orientar a aplicação da técnica, o documento traz, em seu apêndice, modelos para elaboração de roteiros de observação, bem como exemplos de roteiros aplicados em trabalhos realizados pelo TCU.

 

indicadores_de_desempenho.jpgTécnica de Indicadores de Desempenho e Mapa de Produtos

Aprovada pela Portaria-Segecex 33 de 23/12/2010

O objetivo deste documento é orientar as equipes de auditoria a analisar e, se necessário, construir indicadores de desempenho.

Mapa de produtos é um diagrama, como um fluxograma, que representa uma linha de produção ou de montagem, onde o importante é o produto gerado em cada fase, em vez do processo (ou atividade) que o gerou. Mapeamento de produtos é uma técnica utilizada para a obtenção de indicadores de desempenho.

Na auditoria operacional, indicadores de desempenho são usados para medir economicidade, eficácia, eficiência e efetividade. Para isso, usam-se os já existentes ou então construídos e calculados pela própria equipe de auditoria. A equipe pode também recomendar a adoção de indicadores como medida que visa contribuir para aperfeiçoar os sistemas de monitoramento e avaliação.

Folder - Indicadores de Desempenho.

 

Analise_RECI.PNGTécnica de Análise RECI

Aprovada pela Portaria 40 de 22/05/2001

A análise RECI é uma ferramenta que ajuda a identificar quem é responsável pelas atividades desenvolvidas, quem as executa, quem é consultado e quem é informado, seja no âmbito limitado de uma equipe de trabalho, seja em relação a um órgão, entidade ou programa.

Produz uma matriz que pode representar a estrutura existente ou uma nova estrutura organizacional. Em qualquer dos casos, recomenda-se a participação dos gestores do órgão ou programa auditado durante todo o processo, como forma de garantir a
viabilidade da proposta e a aceitação do resultado final.

Por meio da análise RECI é possível:

  • estabelecer a responsabilidade pelas decisões e pela execução das atividades;
  • identificar o tipo ou grau de participação de cada agente (pessoa, órgão ou departamento) em cada decisão;
  • tornar mais clara a relação entre as partes envolvidas;
  • conhecer a distribuição de poder.

Classificação ABC

CurvaABC.PNG

Documento de Orientação - Adsup 3/2012 (DO - Adsup 3/2012)

A Classificação ABC é um método destinado a identificar amostra de itens de maior importância ou impacto, segundo uma variável predefinida, os quais merecerão tratamento diferenciado. Baseia-se na hipótese de que os itens de uma determinada população podem apresentar importância relativa variada, devendo a análise recair sobre aqueles mais significativos em relação à variável escolhida.

Modelo de planilha para elaboração de Curva ABC

 

Técnica de Marco Lógico para Auditoria

Marco logico.PNG

Aprovada pela Portaria 39, de 22/05/2001

O Marco Lógico é um modelo analítico para orientar a formulação, a execução, o acompanhamento e a avaliação de programas ou de projetos governamentais. A equipe deve avaliar, contudo, a conveniência do emprego desta técnica, pois, por ser complexa, requer considerável disponibilidade de tempo, além da existência de sofisticado sistema de informações gerenciais.

O modelo permite responder a questões como:

  • os objetivos fixados guardam nítida relação com a finalidade última do programa ou projeto auditado, bem como definem precisamente os bens e serviços que serão ofertados, e a clientela que será beneficiada?
  • os objetivos de cada nível hierárquico mantêm relações de causalidade plausíveis entre si?
  • o impacto (ou benefícios) almejado é claro e mensurável?

 

Técnica de Benchmarking para Auditoria

Benchmarking.PNG

Benchmarking pode ser definido como uma técnica de diagnóstico voltada para a identificação e implementação de boas práticas de gestão.

A consulta a organizações, tanto no setor público quanto na iniciativa privada, nacionais ou estrangeiras, que desempenham as mesmas funções que a instituição ou órgão auditado, pode gerar ideias úteis para o aperfeiçoamento do desempenho.

Seu propósito é determinar, mediante comparações de desempenho e de boas práticas, se é possível aperfeiçoar o trabalho desenvolvido em uma organização. Pode ajudar na identificação de critérios de auditoria, oportunidades de melhorar a eficiência e proporcionar economia.

 

 

 

Elaboração de Relatório de Auditoria Operacional

Relatorio_AO.jpg

A Portaria-TCU 165 de 08/07/2004 Aprovada pela Portaria-TCU 165, de 8/7/2004 

O roteiro define uma padronização para os relatórios de auditoria, baseada na experiência acumulada em trabalhos realizados. Entretanto, essa padronização não deve ser vista como algo estático, pois os padrões de qualidade na produção de relatórios alteram-se com o tempo, até mesmo para garantir que os documentos técnicos que esta Corte de Contas produz mantenham-se atualizados e compatíveis com o nível tecnológico vigente.

Para que os relatórios sejam úteis e acessíveis, é importante que levem em consideração o ponto de vista dos leitores. No caso dos relatórios de planejamento de auditoria, deve-se ter em mente que eles terão tramitação interna, devendo ser direcionados, principalmente, ao Relator da matéria. Os relatórios de auditoria têm como um de seus objetivos levar ao conhecimento de terceiros os resultados da auditoria. De nada adianta realizar um excelente trabalho de planejamento ou de execução das auditorias, se os relatórios não transmitirem essa excelência. Portanto, o texto deve ser claro e convincente, além de destacar os pontos-chave do trabalho realizado.

O documento "Orientações para elaboração de documentos técnicos", aprovado pela Portaria-Segecex 28, de 07/12/2010, possui uma série de orientações para a padronização dos documentos produzidos pelas unidades técnicas da Segecex. Nele podem ser consultados, por exemplo, as orientações de caráter geral sobre técnicas de redação, como devem ser organizados o glossário e as referências bibliográficas. 

Técnicas de Apresentação de Dados

Tecnicas_Apresentacao_de_Dados.jpg
 
De um modo geral, as equipes de auditoria dedicam uma boa parte do seu tempo à estruturação de seus achados e de suas conclusões na forma de relatórios. Para que os relatórios atinjam seus objetivos, é importante que seus argumentos sejam apresentados de forma clara e convincente, dando-se o devido destaque aos seus pontos chaves.
 
Os documentos aqui disponibilizados auxiliam as equipes de auditoria a dar esse destaque de um modo ao mesmo tempo tecnicamente rigoroso, para que as informações não sejam distorcidas, e visualmente atrativo, para que a leitura do texto fique mais acessível e agradável, à medida que os principais achados e conclusões são facilmente identificados. 
 
 
 
 

Governança

O Portal-TCU possui página exclusiva que trata do tema "Governança e gestão". Lá é possível acessar todos os documentos produzidos pela Casa sobre o tema, dentre os quais destacam-se:

  • 10 passos para a boa governança;
  • Referencial básico de governança aplicável a órgãos e entidades da administração pública;
  • Referencial básico para avaliação de governança em políticas públicas;
  • Referencial para avaliação de governança em centro de governo;
  • Referencial de combate a fraude e corrupção.

Acesse as publicações do TCU sobre governança, clicando aqui

Abaixo, foram disponibilizados outros materiais para subsidiar as discussões sobre governança pública e a atuação do Tribunal de Contas da União, no qual são apresentados os conceitos de governança, sua evolução e abordagens, assim como as principais dimensões de análise.

Nota Técnica da Seaud 2/2013 - Compreendendo governaça para controlar

Compreendendo a Governança Para Controlar

What is Governance

Governance: Theory and Practice

 

Controle interno na Administração Pública

criterios_gerais.jpg

Estudo elaborado para o Senado Federal (Senador Renato Casagrande) para subsidiar a elaboração e discussão de anteprojeto de proposta legislativa definindo critérios gerais de controles internos, gestão de riscos e governança institucional na administração pública brasileira.Uma síntese do estudo também pode ser vista nesta apresentação.

Critérios gerais de controle interno na Administração Pública

 

 

 

 

 

Risco - práticas desenvolvidas no TCU

Clique aqui para acessar o documento técnico de "Seleção de objetos e ações de controle", que visa a orientar as unidades técnicas da Segecex a selecionar objetos e ações de controle e a propor ações de controle e linhas de ação com base em risco, relevância, materialidade e oportunidade. 

Risco e Auditoria: práticas desenvolvidas no TCU - Estudo publicado em 2006, sintetizando as práticas desenvolvidas até então sobre análise de riscos para identificação de áreas/temas a serem priorizadas em futuras ações de fiscalização.

Para conhecer mais sobre as diferentes abordagens do risco nos trabalhos do TCU, leia a Nota do União do dia 26/04/2016.

 

Análise de documentos fiscais

documentos_fiscais.jpg

Análise de documentos fiscais relacionados a fraude - estudo realizado em 2009 para servir como instrumento de apoio aos auditores nas auditorias em que devam ser executados procedimentos para verificação da legitimidade de documentação fiscal comprobatória de despesas públicas.

 

 

 

 

 

 

Roteiro para monitorar auditorias operacionais

roteiro_monitoramento.jpgRoteiro aprovado pela Portaria 12 de 15/03/2002.

Uma boa forma de aumentar a efetividade do monitoramento é estruturá-lo sobre um plano de ação, que consiste em um compromisso acordado com os gestores responsáveis pelo órgão ou programa auditado, envolvendo, basicamente, um cronograma em que são definidos responsáveis, atividades e prazos para a implementação das recomendações formuladas pelo TCU.

A elaboração do plano de ação deverá ser realizada pelos gestores do órgão ou programa auditado. Contudo, é interessante que representantes da equipe de auditoria possam acompanhar o processo de construção do plano, de forma a incentivar que as metas sejam desafiadoras, que os prazos sejam realistas, que dificuldades e obstáculos sejam devidamente considerados. O resultado esperado desse esforço é que o plano de ação seja exequível.